Agent de prise de rendez-vous et de suivi pour Neorgana

1. 01

   Neorgana : un agent qui répond aux patients et leur envoie l'agenda du médecin pour réserver leur consultation sur Zoom, choisit le consultant selon la langue, la localisation et la pathologie, et déclenche le suivi et le devis à la fin de l'appel vidéo.

2. 02

   L'agent répond dans la langue du patient et ne donne ni diagnostic ni conseil médical : les informations cliniques sont demandées par le formulaire de l'agenda.

3. 03

   Chaque fois qu'il envoie un agenda, l'agent étiquette le contact dans GoHighLevel avec l'envoi et sa langue. Si aucun consultant ne correspond ou si la question dépasse son périmètre, il transmet la conversation à un membre de l'équipe.

4. 04

   Quand le patient réserve, un flux crée l'opportunité dans le CRM et enregistre sa référence dans la réunion Zoom, afin de relier ensuite chaque appel vidéo à son opportunité.

5. 05

   À la fin de l'appel vidéo, Zoom prévient n8n. Le flux vérifie la durée et les participants, marque la consultation comme réalisée ou annulée, et GoHighLevel envoie le message correspondant.

Neorgana reçoit des messages de patients qui écrivent dans différentes langues et depuis différents endroits. Chacun doit être orienté vers le consultant qui parle sa langue, couvre sa région et connaît sa pathologie, et après la consultation il faut assurer le suivi et envoyer un devis.

La solution repose sur trois flux n8n connectés à GoHighLevel. Le premier est l'agent WhatsApp : avec un modèle d'OpenAI, il échange avec le patient, recueille sa pathologie, sa langue et sa localisation, et envoie l'agenda du consultant correspondant. Le deuxième se déclenche quand le patient réserve : il crée l'opportunité dans le CRM et la relie à la réunion Zoom. Le troisième se déclenche à la fin de l'appel vidéo : il vérifie si la consultation a eu lieu, fait passer l'opportunité à l'étape correspondante et déclenche dans GoHighLevel le suivi et le devis.

• Les informations Zoom de chaque médecin sont dans une table. Ajouter un médecin revient à ajouter une ligne, sans modifier le flux.

• Zoom renvoie sa notification s'il n'obtient pas de réponse en trois secondes : le flux répond donc d'abord et effectue le reste du travail ensuite.
• Si un rendez-vous change de médecin, Zoom crée une autre réunion. Le flux des rendez-vous le détecte et relie de nouveau la nouvelle réunion à son opportunité.

C'était un travail d'équipe chez Kobler. J'ai construit dans n8n l'agent et les automatisations de Neorgana, je les ai surveillés en production et j'ai corrigé leurs incidents. J'ai aussi participé aux réunions avec le client pour recueillir les règles métier et identifier les cas limites.

• L'agent choisit le consultant selon la langue, la localisation et la pathologie, et envoie son agenda pour réserver la consultation sur Zoom.
• Le suivi et le devis se déclenchent automatiquement à la fin de l'appel vidéo.
• L'étape de chaque opportunité dans GoHighLevel change d'elle-même selon que la consultation a eu lieu ou non.